Zoho - note de frais et Bills

[nicolasdb]

Note de frais - achat "employé"

https://www.zoho.com/books/kb/expenses/record-reimbursement-expense.html
Ok, the account is already there.

Pas de différence en somme avec un autre frais on dirait. Sauf qu'on associe ça à une catégorie spécifique....

[nicolasdb]

Bon, c'est pas réglé je pense.

[nicolasdb]

okok,
je l'ai fait, j'ai oublié, je le note cette fois.

Encodage d'une note de frais, c'est comme une facture fournisseur.
On crée une "Bill" au nom du fournisseur, staff (attention dans les contacts, il y a une différence entre customer/vendor, il faut cloner le contact et associé le customer au vendor)

Ensuite, on remplit le "Bill" comme pour une autre facture et on joint le justificatif.
Je vérifie bien que les montants htva et tva et totaux sont identiques.
Et je précise dans les notes que c'est X qui a payé cette facture.

[nicolasdb]

encodage facture smart

nouvelle facture "bill", =à payer

• sélection du vendeur, ici production associée
  

encoder les dates Bill et DUE

[nicolasdb]

News from our accountant.

Pour les achats, type note de frais.

ex: Mauricette a acheté 4 rames de papier pour l'imprimante chez CLUB ou Schleiper.
Elle a bien demandé une facture au nom de Syntonie et a payée par carte ou cash, whatev'.
Top, bien joué Mauricette.
Du coup, du côté syntonie, il nous faut simplement encoder la facture dans zoho comme une autre et faire le paiement du montant directement à Mauricette. Pas besoin d'éditer une note de frais supplémentaire.
Puis on associe le mouvement sortant à la facture d'achat, c'est tout. Pas besoin de plus.

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• Our administrateur délégué Francis, did a big batch of speculoos branded Openfab.
  I did the mold and he cooked. We deal with him to pay for the stuff as notedefrais, it's 175€ but there is no ticket since he use part of ingredients he already had.
  He did same as in is old job and gave me this "Epson004.pdf" with tickets for the rest.
  He went to the moniteur belge in Dinant also, so there is km with is own car.
  How can I encode that?

As for your questions:

• The speculoos is alright. It's not too big of a cost, so we'll just put it in without further proof.
• The car costs for the kilometers seems appropriate and you don't need additional proof. You can put it in some costs, but make sure to label it "car mileage allowance" or something similar. The main thing there is to separate it from other transport costs like busses or trains.

[nicolasdb]

• I'm encoding last invoice and expenses for Jan and Feb 2020.
  We received an invoice with VAT for the moniteur belge, dated from 13 february 2020.

But you already did "VAT done" on this expense, it was in 2019 of course.
I'll just add this document as attachment, I'll let you deal with it, ok? :)

• For the moniteur: Sounds good! Just attach it to the expense in 2019. I'll make the necessary changes when I finish up the VAT for Q1.