Pour tenter d'identifier les modalités de travail avec l'administration on peut tenter d'identifier quelques patterns du travail dans l'administration
Interne ou externe, la note administrative et le circuit de validation associé qui lui confère sa valeur de décision caractérise le mode de fonctionnement hiérarchique constitutif de l'organisation administrative. La note administratif est en général écrite par une personne subalterne puis soumise à différents niveaux hiérarchiques qui peuvent soit l'amender soit la corriger. Cela peut impliquer un délai important avant que la note soit validée. Dans sa forme définitive elle est ensuite transmise via un parapheur à un groupe de destinataires. Pour lui conférer une valeur plus importante le mécanisme des sous-couvert est généralement utilisé. Il signifie que les personnes associées "sous couvert de" ont lu le contenu de la note avant envoi et en approuvent le contenu. Certaines notes ont une portée globale comme par exemple la note sur le temps de travail qui fixe toutes les règles lièes au temps de travail (pointages, vacances, arrêts maladie, temps partiel, etc...), d'autres une portée locale comme par exemple un différent entre deux services internes à une administration. La note est utilisée pour laisser une trace, pour donner une plus grande valeur à une décision (mécanisme "sous-couvert").Elle fait fréquemment référence à des textes légaux ou à des décisions administratives (délibérations, arrêté) et utilise certains code de rédaction administratif. Son usage tend à disparaître avec l'usage du mail mais elle subsistera sous sa forme électronique associé au parapheur du même nom pour transporter la même valeur de décision impliquant ceux qui sont associés à sa rédaction et à sa diffusion ainsi que les destinataires.
Par conséquent
On proposera de différencier les besoins d'information des besoins de validation en privilégiant la mise en place d'un réseau de communication interne non-hiérarchisé (forum, slack, wiki, etc.) et l'organisation de rencontres physiques permettant d'obtenir le consentement des parties prenantes
Dans la plupart des administrations une note régit les modalités du temps de travail. Le temps de travail est annualisé et le droit au congès ainsi que les règles pour l'utiliser y est rappelé. Le temps quotidien de travail est divisé en plages fixes, horaires auxquels les membres de l'administration sont censés être à leur poste de travail et les plages variables pendant lesquelles ils peuvent choisir d'être présents ou pas. Ils sont astreints à un temps de travail quotidien même si les "compteurs" sont relevés mensuellement. Un gestionnaire de temps de travail est associé à chaque unité administrative (bureau, service, direction, pôle, direction génerale adjointe, direction générale) et gère les "anomalies". Il n'est par exemple pas "normal" d'arriver avant 7h30 ou de partir après 18h30 dans certains administrations. Il est également obligatoire de prendre une pause méridienne et celle-ci ne peut être inférieure à 45 min. Si l'administration a choisi le régime général des 35h, la durée quotidienne de travail est de 7h. Toutefois en fonction du nombre de jours de congès attribués, ce temps de travail peut excéder cette durée. En conséquence, les invitations à travailler hors des plages fixes peuvent être vécues comme des contraintes inacceptables. De manière similaire la pause méridienne, bien qu'a priori réduite à 45 min a souvent tendance à s'étendre au delà. Si un.e membre de l'organisation multiplie les "anomalies", son gestionnaire de temps de travail peut lui en faire la remarque et l'inviter à "régulariser" son temps de travail. La nécessité d'utiliser la badgeuse pour pointer son temps de travail contraint les membres de l'organisation à exercer leur activité sur leur lieu de résidence administratif. Pour travailler en dehors de son lieu de résidence administratif, un membre de l'organisation peut "badger en mission" et se rendre dans un lieu de réunion, de formation ou chez un pariculier en lieu avec son activité professionnelle. A son retour, il badge en "retour de mission" et ce temps de travail est comptabilisé
Par conséquent on proposera de gérer le temps de travail au niveau des équipes qui sont réellement en interaction quotidienne (projet, offre de service) en réajustant les horaires sous la forme de sprint de 4 semaines ou pour plusieurs sprints si certaines personnes ont besoin de plus de visibilité pour planifier leurs congés
Chaque membre de l'administration est attaché à une résidence administrative. Le déplacement entre son lieu de résidence personnel et son lieu de résidence administratif fait l'objet d'une assurance qui garantit au membre de l'organisation une prise en charge de la part de l'administration des préjudices corporels qui pourraient lui être causé durant ce trajet. Certaines administrations permettent à leur membre de travailler depuis un autre lieu que leur lieu de résidence administratif. Ce "télé-travail" peut être exercé depuis un autre lieu de résidence administratif ou au domicile du membre de l'administration.
Par conséquent On favorisera le développement du télétravail tout en établissant les nécessités d'interactions physiques régulières.
Le membre de l'administration perçoit un traitement mensuel. Celui-ci ne contient en général pas de part variable en fonction d'objectifs par exemple. Il se répartit entre traitement de base, indemnité spécifique de service et prime(s). Le traitement de base correspond à la position du membre au regard de sa position dans le grade d'emploi dans lequel il se trouve.
Par conséquent On publiera en opendata les grilles de rémunération officielle sans y attacher de données nominatives.
Pour les membres ayant le statut de fonctionnaire (d'Etat, territorial ou hospitalier), le traitement de base est le résultat du concours qu'il ont obtenu et de leur ancienneté. Pour les membres contractuels, il dépend de leur position dans le grade d'emploi en fonction de leur niveau de diplôme ou de leur expérience ainsi que de leur capacité à négocier leur contrat de travail. Les membres ayant le statut de fonctionnaire ont accès au dispositif des promotions internes qui leur permet de bénéficier d'un meilleur traitement de base eu égard à leur capacité particulière ou remarquable à servir.
Par conséquent On cherchera à valoriser l'implication des agents dans leur activité professionnelle par d'autres biais que le traitement de base
L'indemnité de service dépend de la filière sur lequelle est positionné le membre de l'administration. Elle dépend également des régimes indemnitaires différents qui peuvent être votés par les organes délibérants de l'administration. Dans le cas des administrations territoriales de type collectivité locale, le régime indemnitaire est validé en commision administrative paritaire (représentant de l'administration, des syndicats et des élus) et voté par l'assemblée délibérantes (les élus territoriaux)
Par conséquent On privilégiera le versement de prime de projet ou de primes de services réellement liées aux activités d'un service soumis par exemple à de fortes contraintes de disponibilité, d'offre de service ou d'objectifs mesurables
Des primes peuvent s'ajouter au traitement de base et aux indemnités, soit en raison de décisions prises par les organes délibérants et s'appliquer à un groupes de membres soit en raison de la position particulière d'un mebre en regarde de sa fiche de poste ou d'une mission particulière.
Les indemnités de service et les primes ne rentrent pas dans le calcul des doits à la retraite.
A ce titre, la fonction publique a innové en attribuant un revenu de base inconditionnel à ses membres. Les administrations ne disposent que de très peu de moyens légaux pour licencier un membre. En dehors des fautes administratives graves (malversations, harcèlement, violence, etc.), l'absence totale de "travail" qui pourrait constituer une faute administrative n'entraîne pas une modification du régime de base perçu par le membre de l'organisation. Celle ou celui-ci peut se voir ralenti dans sa progression dans les échelons de son grade administratif et dans l'amélioration de son traitement de base mais celui-ci ne peut jamais être inférieur à celui défini par son grade administratif. Cette distinction entre rémunération, salaire et traitement ou revenu de base est fondamentale pour comprendre le rapport au travail entretenu par les membres des administrations.
Pour info, le délit de faute administrative est impréscriptible et peut faire l'objet d'une condamnation au tribunal administratif. Cette faute peut également faire l'objet d'un jugement devant un tribunal pénal.
Cette inconditionnalité de la rémunération autorise potentiellement chaque membre de l'administration à exercer l'activité de son choix durant son temps de travail à condition qu'il exerce de manière régulière son temps de travail. Dans les faits plusieurs dispositifs contraignent le membre de l'administration a réaliser des activités en relation avec sa position dans l'organisation.
Par conséquent on formalisera la partie de la rémunération inconditionnelle (même si elle n'est pas vraiment inconditionnelle car liée au respect des horaires de présence) afin de valoriser la part de rémunération conditionnée à la réalisation d'une activité proposée ou choisie
La.e directrice.eur de l'administration est nommé.e par son autorité de tutelle, par exemple un ministère. Dans les collectivités territoriales, celle ou celui-ci est choisi.e en concertation avec les élus territoriaux.
Une pyramide de responsables, cadres ou encadrant.es est définie en fonction des missions exercées par chaque administration et plusieurs comités sont constitués pour organiser la gouvernance de l'administration.
Par conséquent On proposera :
- un tirage au sort du directeur ou de la directrice
- une direction tournante
- pas de direction
- un vote interne auquel chaque agent pourra se présenter
Chaque membre de l'administration est rattaché à un.e encadrant.e administratif.ve qui exerce sur elle ou lui un rapport de subordination. En général, chaque membre de l'administration est évalué annuellement par son supérieur hiérarchique. Cette évaluation est basée sur les éléments définis dans la fiche de poste du membre et sur les objectifs définis annuellement ou lors de l'entrée du nouveau membre dans l'administration. A l'occasion de cette évaluation, le supérieur hiérarchique du membre rédige un rapport sur les savoir-être et les savoir-faire des membres placés sous leur responsabilité. Il est évalué en retour par son supérieur hiérarchique qui juge également de sa capacité à encadrer des membres.
Dans certaines administrations les membres ne sont pas autorisés à s'adresser directement à un autre supérieur hiérarchique que le leur, notamment au sein de la chaîne de commande qui sou-tend l'organisation hiérarchique. Les membres de l'administration ne sont pas non plus censés exercer des activités autres que celles définies dans leur fiche de poste ni exercer d'activités pour d'autres supérieurs hiérarchiques que le leur ou avec d'autres collègues que ceux de leur unité administrative Ce carcan administratif ralentit la mise en place d'activités transversales ou innovantes. Pour exercer une activité différente de celles consignées dans sa fiche de poste un agent doit disposer d'une lettre de mission définissant par exemple le temps de travail qui peut être consacré à cette activité par principe temporaire.
Par conséquent
On remplacera le dispositif d'évaluation par un dispositif de rétrospective collectif On substituera à la fiche de poste une liste des projets ou activités auxquels une persone participe On évaluera l'enthousiasme et l'acquisition des connaissances
En rentrant à l'intérieur d'une fiche de poste, un.e membre de l'administration endosse un rôle d'exécutant.e dont il peut soit se satisafaire soit souffrir. Cette fiche de poste créé cependant un cadre sécurisé pour le membre car il le protège contre la réalisation forcée d'activités dont il n'aurait pas les capacités. Chaque membre de l'administration dispose d'un droit à la formation qu'il peut exercer en lien avec les activités définies dans sa fiche de poste ou en perspective de changer de poste.
Parmi les leviers à activer dans le travail avec les administrations la fiche de poste peut jouer un rôle important. En allouant au sein de chaque fiche de poste un temps d'innovation à chaque membre, l'administration reconnaîtrait la valeur de ce temps d'activité et favoriserait les prises d'initiatives tout en garantissant l'exercice des activités définies au sein de l'organisation hiérarchique. De manière similaire, l'allocation de missions de médiation à des membres dans le cadre de leur fiche de poste permettrait de capitaliser sur la connaissance accumulée par certains membres au contact prolongé de l'organisation administrative à laquelle ils appartiennent. La constitution d'un wiki dont l'alimentation serait confiée à certains membres de manière aléatoire, ponctuelle, ou circonstancielle contribuerait à entretenir une documentation sur les pratiques particulière de chaque administration.
Faire prendre conscience aux responsables hiérarchiques et à l'unité administrative en charge de la gestion des "ressources humaines" de la valeur de ces temps de facilitation et d'évolution est un enjeu important.
La fiche de poste, adossée au cadre et au grade d'emploi fait également perdre au administration une grande partie des compétences de ses membres. Tout savoir-faire ou savoir-être non répertorié dans la fiche de poste ne faisant pas l'objet d'une évaluation, tout temps passé à l'exercer ou à le cultiver est un non sens du point de vue de l'administration. Il en résulte que si un membre est positionné sur un cadre d'emploi de la filière administrative dans le grade de rédacteur sur une fiche de poste de gestionnaire, ses compétences en matière de bricolage, de numérique, de psychologie, de dessin, de danse ou de cuisine est totalement ignoré par l'administration. Son activité est de gérer des dossiers administratifs et éventuellement de rédiger des notes. A ce titre, il doit diposer des fondamentaux de l'écriture et de la lecture, de l'analyse de textes, de rédaction et des capacités à servir définies dans les critères de savoir-être. Actuellement, la connaissance du fonctionnement des logiciels de bureautique est également requise pour exercer ce type de poste.
Il est frappant cependant que l'unique critère pour obtenir un poste de gestionnaire administratif soit l'obtention d'un concours administratif. Ors celui-ci est accessible à toute personne disposant du diplôme du baccalauréat au travers d'épreuves écrites et orales mélangeant culture générale et administrative. Il est donc probable que parmi cette catégorie on trouve un panel de savoir-faire assez divers même si ce panel est également vaste au sein de la catégorie ne diposant pas de ce diplôme. De plus de nombreux membres des administrations sont contractuels et n'ont pas réussi de concours administratif. Leur pourcentage n'excède cependant pas en général 30%.
Il résulte également de ce mode d'organisation que les membres ayant obtenu une éligibilité à exercer des activités liées à certaines fiches de poste associées à certains grades, au travers de la réussite d'un concours particulier, sont automatiquement positionnés sur des missions de responsabilité ou d'encadrement.
Il existe également une règle non écrite dans l'administration qui veut qu'un membre ayant exercé des activités d'encadrement ou de responsabilité ne puisse pas exercer d'autres types d'activité. Une évolution vers une activité opérationnelle, de médiation ou d'animation serait interprétée au sein de l'organisation hiérarchique comme une remise en cause des capacités professionnelles du membre.
Par conséquent
On établiera un ratio d'activités en allouant une part du temps d'activité à l'innovation ou à l'enrichissement personnel (formation, lecture, etc.) On demandera à chaque agent de formaliser régulièrement les compétences dont il dispose et celles qu'il souhaite acquérir On permettra aux agents d'exercer différents types d'activités en fonction des projets et des périodes pour ne pas les cantonner à des postures d'"exécutant" ou d'"encadrant"